曲靖市创建国家园林城市领导小组 关于加强创园资料收集及档案整理的意见
麒麟区、经开区、沾益县、马龙县创园办、市直各创园责任单位、宣威市政府办、陆良县政府办、富源县政府办：
为加强曲靖市创建国家园林城市（以下简称创园）工作档案资料建立和管理，使创园工作资料档案管理纳入制度化、规范化、科学化轨道。根据《中共曲靖市委曲靖市人民政府关于印发〈曲靖市创建国家园林城市实施方案〉的通知》（曲发〔2013〕16号）精神，完善各类支撑文件、材料的收集、整理及建档，加强痕迹管理，做好迎检资料编印工作。现就创园信息资料收集及档案整理工作提出如下意见：
一、提高认识，加强领导
创园档案资料是国家园林城市考核命名、技术评估环节的必查内容，建立和完善创园档案资料是检验园林城市创建过程的重要环节，是国家园林城市创建工作常抓不懈的具体表现。因此，各创园责任单位必须高度重视创园资料的收集、完善和管理工作，切实加强领导，落实主管责任领导和责任人员。各县（市）、区及市直机关部门要抓紧安排部署，确保文件材料收集、建档等相关工作保质保量、按时完成。
二、规范收集，有序管理
根据《国家园林城市标准》相关指标要求，结合签订的创园目标责任书内容和7月9日联络员会议西南林业大学发放的“创建国家园林城市台账材料组成”的内容。创园资料收集范围包括：文字材料、音像、图片资料。文件材料的收集要保存原件，不应使用圆珠笔、铅笔书写起草和批办文件。文字材料、图片资料的收集要保留电子版和纸质版。
1．相关法律法规。各责任单位在国家园林城市创建工作过程中，要注意收集相关的法律法规、地方性规章文件，并及时整理归档。
2．管理方面。机构设置、工作方案、制度、宣传、总结等属于管理方面的，均应是正式文件或打印件，不能是手抄形式。创园过程中的宣传、会议照片要保留电子版和冲印版。每个主题的照片选取有代表性的冲印存档，并附上相关的文字说明整理照片集存档。
3．工作进展过程中的相关资料。创园过程中印证资料要原始有效体现工作全貌，反应工作的全过程，本底资料、关键数据、工作史料、重要的统计资料，要认真进行核对，注意各种数据、时间的准确性，确保资料真实、系统、全面。
三、具体工作要求
1．各创园责任单位收集的资料要有序分类，按照便于保管和灵活查阅的原则，既要照顾迎检需要，又要兼顾归档方便。各单位收集的资料包括台账资料和创园材料，台账资料需对照《国家园林城市标准》，结合7月9日联络员会议发放的“创建国家园林城市台账材料组成”的内容，按照要求收集、建立台账，并编制好卷内目录。除台账资料外的其他材料均为创园材料，创园材料的收集可按照文字、音像、图片分类装盒。
2．档案资料要采用标准统一规格装具，纸质档案资料要编制卷内目录和封面，照片、录音、录像档案资料要编写文字说明。各创园责任单位须保存好创园工作过程中的资料，加强创园资料的痕迹管理，做到资料收集不缺项、不漏项。
3．资料收集过程中涉及到需保密的文件，如地质结构分析图、林业二类调查规划、自然区保护界限等，市创园办与相关单位签订保密协议，并按保密协议执行相关规定。
4．创园档案资料管理实行目标责任制考核。各创园责任单位要明确资料收集直接责任人，同时必须配备专门的档案资料管理人员，档案资料承办人员是具体责任人。需要上报备案的档案资料，必须由该单位主要负责人签字。绿色通道建设责任单位也要按照以上要求认真做好绿色通道建设过程的痕迹资料管理。
为加强曲靖市创建国家园林城市（以下简称创园）工作档案资料建立和管理，使创园工作资料档案管理纳入制度化、规范化、科学化轨道。根据《中共曲靖市委曲靖市人民政府关于印发〈曲靖市创建国家园林城市实施方案〉的通知》（曲发〔2013〕16号）精神，完善各类支撑文件、材料的收集、整理及建档，加强痕迹管理，做好迎检资料编印工作。现就创园信息资料收集及档案整理工作提出如下意见：
一、提高认识，加强领导
创园档案资料是国家园林城市考核命名、技术评估环节的必查内容，建立和完善创园档案资料是检验园林城市创建过程的重要环节，是国家园林城市创建工作常抓不懈的具体表现。因此，各创园责任单位必须高度重视创园资料的收集、完善和管理工作，切实加强领导，落实主管责任领导和责任人员。各县（市）、区及市直机关部门要抓紧安排部署，确保文件材料收集、建档等相关工作保质保量、按时完成。
二、规范收集，有序管理
根据《国家园林城市标准》相关指标要求，结合签订的创园目标责任书内容和7月9日联络员会议西南林业大学发放的“创建国家园林城市台账材料组成”的内容。创园资料收集范围包括：文字材料、音像、图片资料。文件材料的收集要保存原件，不应使用圆珠笔、铅笔书写起草和批办文件。文字材料、图片资料的收集要保留电子版和纸质版。
1．相关法律法规。各责任单位在国家园林城市创建工作过程中，要注意收集相关的法律法规、地方性规章文件，并及时整理归档。
2．管理方面。机构设置、工作方案、制度、宣传、总结等属于管理方面的，均应是正式文件或打印件，不能是手抄形式。创园过程中的宣传、会议照片要保留电子版和冲印版。每个主题的照片选取有代表性的冲印存档，并附上相关的文字说明整理照片集存档。
3．工作进展过程中的相关资料。创园过程中印证资料要原始有效体现工作全貌，反应工作的全过程，本底资料、关键数据、工作史料、重要的统计资料，要认真进行核对，注意各种数据、时间的准确性，确保资料真实、系统、全面。
三、具体工作要求
1．各创园责任单位收集的资料要有序分类，按照便于保管和灵活查阅的原则，既要照顾迎检需要，又要兼顾归档方便。各单位收集的资料包括台账资料和创园材料，台账资料需对照《国家园林城市标准》，结合7月9日联络员会议发放的“创建国家园林城市台账材料组成”的内容，按照要求收集、建立台账，并编制好卷内目录。除台账资料外的其他材料均为创园材料，创园材料的收集可按照文字、音像、图片分类装盒。
2．档案资料要采用标准统一规格装具，纸质档案资料要编制卷内目录和封面，照片、录音、录像档案资料要编写文字说明。各创园责任单位须保存好创园工作过程中的资料，加强创园资料的痕迹管理，做到资料收集不缺项、不漏项。
3．资料收集过程中涉及到需保密的文件，如地质结构分析图、林业二类调查规划、自然区保护界限等，市创园办与相关单位签订保密协议，并按保密协议执行相关规定。
4．创园档案资料管理实行目标责任制考核。各创园责任单位要明确资料收集直接责任人，同时必须配备专门的档案资料管理人员，档案资料承办人员是具体责任人。需要上报备案的档案资料，必须由该单位主要负责人签字。绿色通道建设责任单位也要按照以上要求认真做好绿色通道建设过程的痕迹资料管理。
曲靖市创建国家园林城市领导小组
2013年8月13日